Het selecteren van de juiste sales en marketing software in 5 stappen

Er valt zoveel te kiezen en de ene aanbieder beloofd nog meer dan de ander. Maar pas op! Een verkeerde of te snelle keuze kan veel ongemak opleveren. Om maar niet te spreken over de kosten. Ondanks de mooie vergelijkingssites die er zijn, is het lastig om een betrouwbare selectie te maken. Daarom is het goed eerst een stap terug te doen. Bezint voordat je begint.
Ik heb een simpel 5 stappenplan ontwikkeld die het mogelijk maakt tot een keuze te komen die gebaseerd is op meer dan alleen onderbuik gevoel of op aanraden van een collega. Allereerst twee belangrijke  randvoorwaarden:

• Het maakt niet uit voor welk (deel)proces je een tool zoekt als je maar weet te beschrijven wat je zoekt en hoe het moet functioneren zodat het voor jouw organisatie werkt.
• Beschouw het komen tot een keuze als een (mini)project en maak een goede planning met voldoende tijd tussen de verschillende stappen

De 5 stappen

Stap 1 – Overleg

Ga met je team samen zitten die met de tool moeten gaan werken. Betrek ook de mensen die leveren aan dit team of waaraan je als team levert. Bijvoorbeeld: als het een CRM tool betreft, praat dan in ieder geval met de customer service en natuurlijk de marketing collega’s. Misschien ook nog met de verschillende salespersonen en ondersteuning. Het gaat om de plek van deze tool in de keten van al bestaande oplossingen. Geen enkele tool staat op zichzelf. Er zal altijd moeten worden gecommuniceerd met de omgeving. Niets is vervelender om er achteraf achter te komen dat de tool die jij hebt gekozen onvoldoende mogelijkheden heeft om met andere tools te koppelen. Het is dus zaak dit vooraf goed in kaart te brengen.

Meer weten over sales? Download nu ons gratis ebook!

Stap 2 – Verdieping

Schrijf vervolgens in je eigen woorden op wat de tool zou moeten kunnen en hoe dit past in het grotere geheel. Maak indien mogelijk alvast onderscheid naar zaken die echt belangrijk zijn (harde eis) of meer handig om te hebben (nice to have). Probeer te denken in een functie: wat kan/moet het doen. Een handige en simpele manier om dit in goede banen te leiden is de moscow-methode. Denk dus ook na met welke andere (bestaande) software er een koppeling moet komen en of deze tweezijdig is. Daar bedoel ik mee of je beide kanten op data moet kunnen uitwisselen waarbij er altijd een van de twee het bronsysteem is. Veranderd iets  daar dan is dat leidend. Dat is belangrijk om te weten zodat je de verwachtingen bij de leverancier kan managen en je niet voor extra kosten komt te staan. Maak een concrete lijst van alle functies die je zoekt in een overzicht waarin je dus aangeeft welke prioriteit iedere functie heeft. De genoemde methode werkt met 4 categorieën maar je kan ook andere methodes gebruiken zolang je maar met elkaar tot een goede afweging komt van de importantie van iedere deelfunctie. Maak onderscheid naar een functie (het kan iets doen) en een feature (een kenmerk).  Een functie is dat je in het voorbeeld van een CRM tool een account kan aanmaken. Een feature is dat de tool meertalig is. Neem hier de tijd voor maar maak wel een planning vooraf zodat iedereen zijn/haar input kan geven. Dit is enorm belangrijk voor het draagvlak en implementatie als je eenmaal een keuze hebt gemaakt.

Stap 3 – Zoek

Ga op zoek naar bestaande tools in de markt die passen bij de gestelde randvoorwaarden waarbij je de harde eisen als start criteria gebruikt. Een hele handige tool hiervoor is getapp waar je heel veel apps (tools) kan vinden op basis van een indeling van bedrijfsprocessen. Stel dat je een CRM tool zoekt voor een bedrijf dat middelgroot is (50-100 fte) dan kies je ook een tool die daarvoor gemaakt (designed) is. Je hoeft niet in een Porsche te rijden als je ook met een Golf op de bestemming kan komen. Ten aanzien van deze fase is het belangrijk ook te kijken naar de kenmerken van de tool. Wil je een cloudbased tool die via internet altijd overal te bereiken is of kies je voor een tool die via het eigen netwerk wordt aangeboden (en onderhouden). De cloudebased tools worden vaak apps genoemd of ook wel een SAAS oplossing, software as a service. Je krijgt hierbij het recht op gebruik van de tool voor een periode en een aantal gebruikers tegen een tarief. Dit is vaak een abonnement. Let hierbij op de extra (mogelijke) kosten van implementatie, inrichting en hoe je kunt leren er mee te werken (en wat de aanbieder hier in voorziet).

Stap 4 – Test

Neem contact op met de verschillende aanbieders waarbij je direct laat weten dat je een wensenlijst hebt van functies waarbij je hebt nagedacht over harde en minder harde eisen/wensen. Deel dit ook met ze, dat maakt het gesprek een stuk makkelijker en de aanbieder kan een veel gerichtere aanbieding doen. Vanzelfsprekend heb je nagedacht over een budget en neem je de prijsstrategie van de aanbieder mee in de overweging. Het is vooraf niet gemakkelijk om een goed inzicht te krijgen in de kosten naar de toekomst dus maak een (groei) scenario van gebruik over de komende 2 tot 5 jaar waarbij je een inschatting maakt van het aantal gebruikers en de mogelijke groei. Neem dit mee in de gesprekken zodat je van de leverancier een goed beeld krijgt over de consequenties. In deze fase is het ook belangrijk dat je een goed beeld krijgt van de ondersteuning die er is. Manieren om support te krijgen, de snelheid (wachttijden) en hoe gaat de aanbieder om met urgente problemen zoals storingen. Mijn voorkeur gaat uit naar aanbieders die deze zaken hebben beschreven in een document. Die noemt men een Service Level Agreement (SLA). Hierin staat beschreven welke verwachtingen je mag hebben ten aanzien van de tool en de continuïteit die er wordt geboden gekoppeld aan maatregelen die dit ondersteunen. Maak een afspraak hoe de leverancier om wil gaan met wijzigingen in de tool die jij graag zou willen. Als deze er op voorhand al zijn, leg deze dan op tafel en maak het onderdeel van de selectie.

Stap 5 –  Evalueer & Besluit

Plan een evaluatie-periode waarbij je in ieder geval een uitgebreide demo krijgt van de tool en alle functies. Vraag zelf ook om een (tijdelijk) gastaccount om zelf te ondervinden hoe de tool werkt. Maak van te voren een overzicht welke functies je wil testen. Laat meerdere toekomstige gebruikers van de verschillende afdelingen er naar kijken en vraag intern om gerichte feedback door middel van een vast format, zodat je goed kunt vergelijken. Verzamel deze input en maak een afweging ten aanzien van de prioriteiten en de weging van ieder onderdeel. Dit maakt het makkelijker om een (interne) onderbouwing te krijgen voor een definitieve keuze. Dit is geen 100% wiskundige exercitie er moet altijd ruimte zijn voor de meer softe kant zoals; kunnen we goed met deze aanbieder opschieten. Vraag expliciet naar de toekomstvisie en planning met betrekking tot integratie (API’s) met andere tools en platformen. Dit moet passen in je bestaande en toekomstige ecosysteem met betrekking tot de software die gebruikt wordt. Neem een beslissing met welke aanbieder je een overeenkomst wil aangaan. Onderhandel dan het contract uit. Kijk bij het afsluiten van een overeenkomst kritisch naar de looptijd, opzegperiode en verplichtingen ten aanzien van gebruikers aantallen waarbij je natuurlijk gaat voor de oplossing die het beste past en niet per se de goedkoopste is. De eerder genoemde SLA maakt altijd deel uit van de overeenkomst.

Deze 5 stappen zorgen er voor dat je op een gestructureerde wijze tot een weloverwogen keuze komt. De ervaring heeft mij geleerd dat je hiermee een hoop tijd en geld bespaart. Mocht je na het lezen van dit stuk nog vragen hebben of kan je hulp gebruiken. Neem contact op. Ik ben beschikbaar voor ondersteuning.

Robert Schendstok

robert@nononsales.nl