Het belang van juiste data voor salesanalyses

Vrijwel iedere resultaatgerichte organisatie  heeft wel een dashboard met cijfers over de prestatie van de verkoopafdeling. Meestal gebaseerd op informatie die uit het CRM of uit het ERP-systeem komt. Op basis hiervan worden er beslissingen genomen. Bijvoorbeeld op welke klanten meer of minder focus gelegd moet worden, welke verkoop activiteiten er ontplooid moeten worden en andere verkoop gerelateerde zaken. De vraag is, of het nemen van dit soort beslissingen op basis van deze genoemde systemen wel zo verstandig is. Het antwoord is: niet zonder meer!

Meer weten over sales? Download nu ons gratis ebook!

Laten we bij het begin starten. Vanuit het salesmanagement is er behoefte aan, het liefst realtime, inzicht in activiteiten en resultaten. Meestal is er een bestaand systeem waarin verkopers hun informatie vastleggen (CRM). Dat betreft natuurlijk in ieder geval de namen van de potentiële klanten waar ze aan werken en de verslaglegging van de vorderingen die gemaakt worden afgezet in de tijd. Een CRM systeem kan deze informatie meestal wel in een rapport gieten waaruit je kan opmaken wat de stand van zaken (pipeline) is. Deze rapporten dienen veelal om het (wekelijkse) gesprek met de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor deze klanten en prospects te kunnen aanscherpen, zodat er een gemeenschappelijke waarheid is en uitgangspunten zijn. Juist hier gaat het bijna altijd mis. De leidinggevende heeft vaak een overzicht dat niet klopt, omdat de input niet 100% correct was. De uitkomsten en conclusies zijn daarom niet valide en dit werkt contraproductief. De vraag is hoe dit voorkomen kan worden en wat er voor nodig is om als salesmanager op basis van betrouwbare informatie beslissingen te kunnen nemen. Dit kan door het nemen van de volgende 6 stappen:

1. Allereerst is het verstandig om de afspraken rond de vastlegging van data uniform te maken en te beschrijven in een document, inclusief details ten aanzien van de wijze waarop, hoe en wanneer je data invoert in een systeem. Deze zogenaamde data policy is een levend document dat door een daartoe gerechtigde medewerker moet worden bijgehouden. Bijvoorbeeld door iemand die gaat over compliance binnen de organisatie.

2. Zorg dat je een goed inzicht hebt in hoe de informatie vanuit andere bronnen binnen de organisatie in het CRM bestand komt (bijvoorbeeld financiële gegevens zoals facturen en bestellingen). Dit moet op een consequente manier plaatsvinden en op geagendeerde momenten, om er zo zeker van te kunnen zijn dat je betrouwbare en up to date informatie hebt.

3. De kwaliteit van de output staat en valt met de interne discipline van alle personen die data invoeren, verwerken of aanpassen. Salesmedewerkers zijn hier van nature niet bijzonder scherp op en hebben vaak ook een eigen interpretatie van datgene wat ze invoeren. Bijvoorbeeld een slagingskans van een deal. De één is wat opportunistisch en zal dit percentage hoger inschatten. De ander geeft in dezelfde situatie een lagere slagingskans. Het is dus verstandig om hier duidelijke en heldere afspraken over te maken. “Shit in is shit uit” is dus hier van toepassing. Als je dubieuze en niet gevalideerde informatie in een systeem (CRM) invoert, is de output ook niet betrouwbaar. Besteedt dus veel aandacht om alleen “zuivere” data in te laten voeren en zorg dat dit in je data policy is vastgelegd.

4. Het opschonen van data nadat deze in een CRM is gezet, dient op vaste momenten te gebeuren (bijvoorbeeld voor iedere team meeting) om er voor te zorgen dat veranderingen op een juiste manier worden verwerkt. Maak hier een team effort van.

5. Stel een productowner aan die verantwoordelijk is voor het product CRM. Deze persoon is niet verantwoordelijk voor de juistheid van de data maar wel voor de onderliggende afspraken en communicatie over het CRM inclusief de verantwoordelijkheden van de gebruikers.

6. Neem data van buiten je eigen organisatie mee als bron. In de huidige tijd is er veel informatie te krijgen vanuit de omgeving. Je kunt hierbij denken aan website analytics (Google) en marketing data vanuit andere externe applicaties. Je hoeft niet alles zelf te verzamelen. Start met bronnen waarvan je zeker weet dat output betrouwbaar is en waarbij je de inzichten kunt vertalen naar acties tot verbetering. Bijvoorbeeld conversie gegevens van je website bezoekers. Stel vast wat de conversie is en stel een doel ter verhoging  van de conversie ratio met de bijbehorende acties. De kracht ligt in het combineren van de informatie op de juiste manier die past bij de omvang en doelstellingen van je organisatie.

In de afgelopen jaren heb ik in de praktijk gezien wat het betekent om verkeerde keuzes te maken met betrekking tot verkooprapportages en het leergeld dat betaald is door deze verkeerde keuzes. Als je dit wilt voorkomen, neem dan contact op. Ik help je graag kosten en ergernis te besparen en je business te laten groeien.

Robert Schendstok

robert@nononsales.nl