Offertes: Timing en inhoud voor succes!

Inleiding
Het maken en schrijven van offertes is een essentieel onderdeel van het zakendoen en het succes van je bedrijf. Het is een formeel document dat een bedrijf aan een (potentiële) klant stuurt om de kosten van goederen of diensten te specificeren. Een cruciale stap in het verkoopproces. Een goed geschreven offerte kan het verschil maken tussen het winnen van een klant en het verliezen van een waardevolle kans. In deze blog deel ik praktische tips om je offertes te verbeteren en de juiste timing te kiezen.

Wanneer maak je een offerte?
Het is belangrijk om te weten wanneer je een offerte moet maken. Bij voorkeur maak je pas een offerte nadat je een grondig begrip hebt gekregen van de behoeften en wensen van de klant. Dit kan zijn na een eerste gesprek of meerdere gesprekken of na het ontvangen van een Request for Proposal (RFP) van de klant. Er zijn situaties denkbaar dat de klant heel precies weet wat hij nodig heeft en sec een prijs wil ontvangen. Als je heel zeker weet dat je snel moet anticiperen, dan kan je inderdaad snel een offerte sturen. Maar over het algemeen moet je hier mee oppassen.

Het gevaar van te vroeg een offerte sturen
Het te vroeg sturen van een offerte kan verschillende risico’s met zich meebrengen.

• Ten eerste loop je het risico dat je de behoeften van de klant niet of onvolledig begrijpt, wat kan leiden tot een offerte die niet aan hun verwachtingen voldoet.
• Ten tweede kan het de klant het gevoel geven dat je zijn behoeften niet serieus neemt, wat kan leiden tot een gebrek aan vertrouwen.
• Ten derde loop je het risico dat je met het te vroeg sturen van een offerte ongewild teveel stuurt op sec prijs, omdat je onvoldoende latente waarde hebt weten toe te voegen.
• Als laatste: Het uitbrengen van een offerte gebeurt op het moment dat de klant nog in het oriëntatieproces zit. Dus jouw offerteproces loopt niet synchroon met het besluitvormingsproces van de klant.

Waar moet een goede offerte aan voldoen?
Een goede offerte moet duidelijk, gedetailleerd en professioneel zijn. Het moet de volgende elementen bevatten. Te beginnen met deze 5 belangrijkste!

1. Inleiding: Een korte beschrijving van de activiteiten die voorafgaande aan de offerte hebben plaatsgevonden: met wie je hebt gesproken, wanneer dat is geweest. Dit is de opmaat naar het tweede punt: de aanleiding.
2. Aanleiding: Jij bent een middel om voor de klant iets te bereiken of een probleem op te lossen. In je gesprekken vraag je daarover door en hiermee ontdek je de behoefte. Het antwoord is de aanleiding. Door dit klip en klaar te omschrijven zal de klant zal zich herkennen en begrepen voelen. 
3. Producten/Diensten: Een gedetailleerde beschrijving van de producten en/of diensten die je aanbiedt. Echter, op een zodanige wijze dat ze aansluiten op de behoefte van de klant.
4. Resultaat: Er is dus een behoefte en jij kan die met jouw producten of diensten invullen. Dit levert vervolgens voor jouw klant een positief resultaat op. Denk aan hogere opbrengsten, lagere kosten, meer tijd, plezierig werken, (hun) tevreden klanten en een betere concurrentiepositie. In feite beschrijf je hier wat er in positieve zin wat er gebeurt als de klant voor zijn behoeften jouw product of dienst inzet. 
5. Bedrijfsinformatie: Naast je bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en logo, is het belangrijk dat je organisatie kort en krachtig weten te positioneren. Wat zijn de belangrijkste kenmerken, wat voegt jouw organisatie toe aan jouw klanten. Het is krachtig als je kunt aangeven waar dit uit blijkt. Denk aan referenties, quotes of klanttevredenheid scores.

Daarnaast zijn er een aantal standaard zaken die ook in een goede offerte behoren te staan.

• Prijs: De kosten van elk product of dienst, inclusief eventuele kortingen. Een beter woord is ‘investering’. De investering in jouw dienst of product moet meer opleveren dan dat het kost.
• Totale investering: Het totale bedrag dat de klant moet betalen.
• Geldigheidsduur: Hoe lang de offerte geldig is.
• Klantinformatie: De naam en contactgegevens van de klant.
• Offertenummer: Een uniek nummer voor elke offerte.
• Datum: De datum waarop de offerte is gemaakt.
• Betalingstermijnen: Wanneer en hoe de klant moet betalen.
• Algemene voorwaarden: Eventuele voorwaarden of bepalingen die op de offerte van toepassing zijn.

Het gevaar als je een onvoldoende goede offerte stuurt
Het sturen van een onvoldoende goede offerte kan leiden tot verlies van business. Het kan de klant het gevoel geven dat je onprofessioneel bent of dat je hun behoeften niet begrijpt. Bovendien kan het leiden tot misverstanden over de kosten, de aangeboden producten of diensten, of de voorwaarden van de deal.
Er zijn verschillende veelvoorkomende fouten die bedrijven maken bij het opstellen van offertes. Hier zijn enkele van de meest voorkomende:

1. Een cliché als openingszin: Veel offertes beginnen met een cliché zoals “naar aanleiding van ons gesprek”, wat kan aangeven dat je de vraag van de klant niet echt begrijpt.
2. Het gebruik van jargon: Offertes moeten begrijpelijk zijn voor je klant. Vermijd vaktermen en zorg voor toelichting als je niet om jargon heen kunt.
3. Fouten in taalgebruik: Grammaticale- en spelfouten kunnen onprofessioneel overkomen en hebben effect op je imago.
4. Een onaantrekkelijke vormgeving: De eerste paar seconden wegen vaak het zwaarste bij een beslissing. Zorg er dus voor dat de vormgeving de lezer over de streep trekt en niet wegjaagt.
5. Een eentonige schrijfstijl: Een eentonige schrijfstijl kan ervoor zorgen dat de lezer ongeïnteresseerd wordt.
6. Offerteproces duurt te lang: Het beeld dat de klant van je heeft, kan sterk beïnvloed worden door de tijd die je nodig hebt om te reageren op een offerteaanvraag.
7. De offerte bevat te veel of te weinig informatie: Het is een kwestie van doseren. Je wilt interesse wekken en de beste punten naar voren brengen. Je wilt de klant echter niet ‘overvoeren’ met informatie.
8. Copy/Paste uit oude offertes: Natuurlijk is het makkelijk om een alinea te ‘lenen’ uit een oude offerte. Maar check heel erg goed of je niet per ongeluk de naam van een ander bedrijf in je nieuwe offerte noemt of dat betreffende alinea niet (helemaal) aansluit bij de situatie van degene waar je de offerte voor schrijft.

Door deze fouten te vermijden, kun je effectievere offertes maken die je helpen om meer deals te winnen.

Wat levert een goede offerte op?
Een goede offerte kan leiden tot een succesvolle deal. Het kan je helpen om je te onderscheiden van de concurrentie, het vertrouwen van de klant te winnen en een positieve indruk te maken. Bovendien kan het de basis leggen voor een sterke zakelijke relatie.

Conclusie
Het maken en schrijven van offertes is een kunst op zich. Het vereist aandacht voor detail, begrip van de klantbehoeften en een professionele aanpak. Door deze richtlijnen te volgen, kun je effectieve offertes maken die je helpen om meer deals te winnen.

Hulp nodig?
Wil je meer weten? Neem dan gerust contact met me op. Ik help je graag en stuur je er natuurlijk vooraf geen offerte. En achteraf ook geen rekening.

Coen Kijk in de Vegt
06-21254162
coen@nononsales.nl